Comparer des fournisseurs dont rien n'était comparable
Ils doutaient d'acheter au bon prix. Rien ne permettait de le vérifier.
« Nous achetons auprès de plusieurs fournisseurs, mais nous achetons sans vraiment y regarder. Nous ne savons pas si nous achetons toujours au meilleur prix, et nous ne savons pas si, quand un fournisseur nous facture, les conditions négociées sont respectées.
Est-ce que vous pensez qu'il y aurait une solution ? » Deux doutes, donc, et aucune liste de fonctions attendues.
Les deux doutes étaient fondés, mais leur cause n'était pas le manque d'attention. Rien n'était comparable : un même produit arrive en 25 kg chez l'un et en 50 kg chez l'autre, et les remises négociées en fin d'année restent en dehors du prix affiché.
Avant de savoir si l'on achète au bon prix, il faut pouvoir mettre deux offres en regard, et c'est précisément ce qui manquait. Nous avons répondu par une maquette de leur propre processus, et la première question que nous leur avons posée n'était pas « est-ce que cela vous plaît ? », mais « est-ce que vous vous y retrouvez ?
Des centaines de références, et autant de calculs à refaire.
Les achats étaient pilotés depuis Excel et les commandes préparées à la main. Les tarifs fournisseurs étaient connus, rangés, tenus à jour. Mais comparer en permanence plusieurs centaines de références auprès de plusieurs dizaines de fournisseurs devenait un travail que personne n'avait matériellement le temps de faire.
S'ajoutait une difficulté propre à ce métier : un même produit n'arrive pas sous la même forme d'un fournisseur à l'autre. 25 kg chez l'un, 50 kg chez l'autre.
Pour comparer réellement deux offres, il fallait d'abord tout ramener à une unité commune, à chaque nouvelle mercuriale. Et les remises de fin d'année, négociées fournisseur par fournisseur, restaient en dehors du calcul.
Le raisonnement était juste. C'est l'échelle qui ne suivait plus.
Le raisonnement des acheteurs était juste. Ils savaient qu'il fallait ramener les conditionnements à une base commune, que le prix affiché n'était pas le prix réel, et que les conditions négociées changeaient le classement des fournisseurs. Ils le faisaient déjà, à la main, sur les références qui comptaient le plus.
Ce qui coinçait, c'était l'échelle. Un tableur ne tient pas plusieurs centaines de références actualisées en permanence. On compare ce qu'on a le temps de comparer, et le reste part chez le fournisseur habituel. Côté factures, le rapprochement entre prix négocié et prix facturé se faisait par sondage, quand il se faisait. Un écart non vérifié n'est jamais récupéré.
Le processus d'abord. L'outil ensuite.
Nous avons conservé la façon de décider. C'est l'acheteur qui choisit ses fournisseurs et qui passe ses commandes, avec sa connaissance des produits, des délais et des relations commerciales. Rien de tout cela n'avait à être remplacé.
Ce que nous avons challengé, c'est l'endroit où le travail était fait. Les calculs de conversion, les rapprochements de factures et le suivi de marge n'avaient aucune raison de rester manuels. Ils sont devenus automatiques, pour que le temps des acheteurs aille à la décision et à la négociation.
Le même raisonnement. Enfin tenable au quotidien.
Avant d'acheter, les conditionnements sont ramenés à une unité commune et la comparaison intègre les tarifs négociés et les remises de fin d'année. La solution propose auprès de quels fournisseurs acheter quels produits et constitue le panier correspondant. La commande reste passée par l'acheteur.
À réception, les factures sont intégrées telles qu'elles arrivent, quel que soit le format de chaque fournisseur. Une lecture assistée par IA y retrouve les lignes, et surtout le conditionnement : un sac de farine de 25 kg est reconnu comme tel, et le prix est ramené au kilo, sans quoi rien n'est comparable. Le prix facturé est alors rapproché du prix négocié, et quand un écart apparaît, il est signalé et son montant est calculé.
Ensuite, les prix d'achat sont rapprochés des prix de vente pour suivre l'évolution de la marge, et l'historique des prix, des conditions et des écarts se constitue de lui-même. C'est cette matière qui sert à la négociation suivante.
Le sur mesure ne commence que là où le standard s'arrête.
L'intégration des prix et des conditions fournisseurs dans un logiciel, avec des imports paramétrables, existait déjà. La lecture des factures par reconnaissance de caractères, assistée par un modèle, aussi. Ces deux capacités venaient de projets antérieurs et n'ont pas été réinventées.
Les imports ont été réglés sur les formats que chacun de leurs fournisseurs envoie, et sur les règles commerciales de la maison. C'est du paramétrage, pas une reconstruction.
La reconnaissance du conditionnement sur la facture, d'abord : un sac de farine de 25 kg est identifié comme tel et le prix ramené au kilo, sans quoi rien n'est comparable. Puis la comparaison à unité commune, remises de fin d'année comprises, le rapprochement du prix facturé au prix négocié avec le montant de l'écart, et l'historique qui sert la négociation suivante.
Une solution adaptée ne change pas seulement l'outil. Elle change le quotidien.
Aucun chiffre n'est publié tant qu'il n'a pas été mesuré chez le client et validé.
- Des tarifs enfin comparables entre fournisseurs
- Des conditions négociées prises en compte dans la décision d'achat
- Des écarts de facturation détectés et chiffrés
- Une marge suivie sans attendre la clôture
- Un historique documenté disponible au moment de renégocier
Ici, la valeur ne se mesure pas seulement en heures gagnées. Elle se mesure dans les conditions d'achat obtenues, dans les écarts détectés et dans la capacité à négocier sur des faits.
On ne lance pas la production en espérant que ce soit bon.
La solution a été éprouvée sur de vraies factures
Les mercuriales des fournisseurs ont d'abord été intégrées, puis nous avons fait passer de véritables factures dans le système pour voir s'il signalait ce qu'il devait signaler. Il l'a fait.
Les allers-retours n'ont pas touché le processus
Les ajustements demandés ensuite portaient sur l'ergonomie, sur la façon de présenter et de manipuler, jamais sur la mécanique de comparaison ni sur les règles de gestion, qui sont restées identiques à ce qui avait été intégré.
C'est le meilleur signe que la compréhension était juste
Quand ce qui change après les essais relève du confort et non du fonctionnement, c'est que le travail de compréhension a été fait au bon moment, avant de construire.
Née ici. Devenue un point de départ.
Ce projet n'est pas parti d'une page blanche, et il laisse plus qu'il n'a pris. Les composants et les connaissances qu'il a produits servent maintenant de point de départ pour d'autres entreprises confrontées aux mêmes questions, puis sont adaptés à leur métier, à leurs fournisseurs, à leurs règles commerciales et à leur système d'information.
C'est exactement ce que veut dire le standard sur mesure. Ce qui a été construit une fois ne se reconstruit pas, et c'est ce qui rend la suite envisageable pour d'autres PME.
Le fond du problème, lui, se ressemble.
Vous n'êtes probablement pas boulanger. Mais si vous achetez en volume auprès de fournisseurs multiples, vous connaissez les mêmes trois questions : où acheter au mieux, ce qui a réellement été facturé, et ce qu'il reste une fois le produit vendu.
Parler de ma situation →