Vous achetez des centaines de références auprès de dizaines de fournisseurs
Conditionnements différents, mercuriales fournisseurs, remises de fin d'année, prix négociés qui évoluent : le prix réellement intéressant n'est pas toujours le plus évident. Et une fois l'achat réalisé, encore faut-il vérifier que le prix négocié est bien celui qui a été facturé.
Des frictions qui finissent par se payer.
Les comparaisons se font dans Excel
Les tarifs fournisseurs sont là, mais les tenir à jour et les comparer en permanence sur plusieurs centaines de références devient un travail que personne n'a matériellement le temps de faire.
Un même produit ne se compare pas d'un fournisseur à l'autre
25 kg chez l'un, 50 kg chez l'autre : il faut tout ramener à une unité commune avant de pouvoir dire lequel est le moins cher. Le calcul est simple, mais il est à refaire à chaque mercuriale.
Les conditions négociées restent en dehors du calcul
Tarifs négociés, remises de fin d'année, conditions propres à chaque fournisseur : le prix affiché n'est pas le prix réel, et le prix réel n'est pas toujours celui qu'on croit.
Les écarts de facturation passent inaperçus
Le prix négocié et le prix facturé ne sont rapprochés que par sondage, quand ils le sont. Ce qui n'est pas vérifié n'est pas récupéré.
Chacun impose sa logique. La vôtre passe après.
L'ERP enregistre les achats, les tarifs et les factures. Il sait ce que vous avez payé. Il ne sait pas vous dire si vous auriez pu payer moins, parce que le croisement que cela demande, entre conditionnements, conditions négociées et prix de vente, n'a pas été prévu par l'éditeur.
Alors on extrait les données de l'ERP vers Excel, pour pouvoir enfin les analyser comme on en a besoin.
Il vit sur un poste, dépend de la personne qui l'a construit, et vieillit à chaque nouvelle mercuriale.
Le fichier devient le véritable outil d'achat.
Une PME avec le même problème.
Une chaîne de boulangeries exploitant plusieurs points de vente achetait en volume ses matières premières auprès de plusieurs dizaines de fournisseurs. Les achats se pilotaient dans Excel, et les conditionnements différents rendaient les offres incomparables sans un calcul refait à chaque mercuriale.
Le raisonnement de ses acheteurs était juste. C'est l'échelle qui ne suivait plus. Nous avons conservé leur façon de décider et automatisé les conversions, les rapprochements de factures et le suivi de marge.
Nous partons de ce qui existe déjà.
Un pilotage des achats qui centralise les informations fournisseurs et les rend réellement exploitables.
Comparer ce qui est comparable. Les conditionnements sont ramenés à une unité commune, pour identifier les meilleures conditions d'achat sans refaire le calcul à la main.
Tenir compte des conditions commerciales. La comparaison intègre les tarifs négociés et les remises de fin d'année, pour aller au-delà du prix affiché.
Préparer le panier d'achat. La solution détermine auprès de quels fournisseurs acheter quels produits, et constitue le panier correspondant. La commande reste passée par l'acheteur.
Importer les factures fournisseurs. Les données sont intégrées telles qu'elles arrivent, y compris quand chaque fournisseur envoie son propre format de fichier.
Détecter les écarts de facturation. Le prix facturé est rapproché du prix négocié. Quand un écart apparaît, il est signalé et son montant est calculé.
Surveiller la marge. Les prix d'achat sont rapprochés des prix de vente, pour suivre l'évolution de la marge et repérer les situations qui demandent une décision.
Le fond du problème est le même d'un métier à l'autre.
Négoce, distribution, e-commerce : dès qu'une entreprise achète en volume auprès de fournisseurs multiples, elle rencontre les mêmes trois questions. Où acheter au mieux, ce qui a réellement été facturé, et ce qu'il reste une fois le produit vendu.
Ce qui change d'une entreprise à l'autre, ce sont les familles de produits, les unités de référence, les règles commerciales négociées et le système où vivent déjà les données. Le standard sur mesure part de ce que nous avons déjà construit, l'adapte à vos fournisseurs et à vos règles, et ne construit que ce qui manque.
Saisi une fois, au bon moment, par la bonne personne.
La solution fonctionne avec ses propres imports, ou se connecte à votre ERP et à vos bases existantes pour exploiter les données là où elles se trouvent déjà. Le besoin n'est pas de remplacer l'ERP, mais de lui donner les capacités qui manquent à votre métier.
Au quotidien, l'acheteur ouvre le comparatif à jour, voit les conditions réelles par fournisseur et prépare son panier. À réception des factures, les écarts remontent seuls, avec leur montant. La marge se suit sans attendre la clôture.
Ensuite, l'historique se constitue de lui-même : prix, conditions, écarts constatés. C'est cette matière qui sert lors de la négociation suivante.
Le temps gagné n'est qu'une partie du résultat.
Acheter mieux
Orienter les achats en tenant compte des conditions réellement obtenues auprès de chaque fournisseur, et non du seul tarif affiché.
Contrôler ce qui est facturé
Identifier les écarts entre prix négocié et prix facturé, et connaître immédiatement leur impact financier.
Négocier sur des faits
Disposer d'un historique documenté des prix, des conditions et des écarts au moment de renégocier.
Gagner du temps
Les comparaisons, les rapprochements et les analyses qui se faisaient dans Excel ne se font plus à la main.
Avant de parler d'outil, nous écoutons.
Avant de parler d'outil, nous chercherons à comprendre comment vos achats se décident aujourd'hui, quelles conditions vous avez négociées, comment vous vérifiez ce qui est facturé et où vit l'information dont vous avez besoin. Votre ERP restera votre ERP.
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