Trouver qui est disponible ne suffisait pas
Ils ne demandaient pas un outil. Ils disaient que ce n'était plus tenable.
La personne qui portait cette fonction nous a appelés pour dire qu'elle ne pouvait plus continuer ainsi. Plusieurs centaines de techniciens, plusieurs fichiers, des dizaines de colonnes, et le sentiment que cela devenait dangereux.
Ni demande d'outil, ni liste de fonctions attendues : une situation qui n'était plus tenable, et une question, est-ce que vous avez quelque chose à nous proposer ?
Nous avons posé beaucoup de questions, puis récupéré les fichiers. Ce qu'ils décrivaient comme un problème de fichiers en était un autre : la charge ne venait pas de les tenir à jour, mais de les croiser en permanence.
Et le mot danger désignait une chose précise, l'erreur d'affectation qui ne se voit pas dans un tableur et se découvre sur le site. Nous avons répondu par une maquette, avant toute construction, qui montrait leur propre flux de travail. Il fallait qu'ils s'y retrouvent, et c'est là qu'ils ont su que nous avions compris.
Une dizaine de fichiers, et deux personnes pour les faire tenir.
Cette fonction était pilotée à travers une dizaine de fichiers Excel. Un pour les compétences et les certifications, un pour les congés, un pour le planning, d'autres pour les projets et les affectations en cours. Affecter un technicien, c'était ouvrir plusieurs fichiers, croiser, vérifier, puis mettre à jour chacun d'eux.
Rien de tout cela n'est figé. Les projets changent de date, les affectations bougent, les personnes deviennent indisponibles, les certifications arrivent à échéance, les visas doivent être renouvelés avant un déplacement. C'est ce croisement permanent, et non la tenue des fichiers, qui constituait la vraie charge.
Disponible ne veut pas dire mobilisable.
La manière d'affecter était pertinente. Construite au fil des années, elle correspondait exactement à l'activité et aux contraintes de l'entreprise.
Elle méritait quelques améliorations plutôt qu'un remplacement par le fonctionnement qu'un éditeur a imaginé pour des centaines d'entreprises différentes.
Un technicien libre n'est pas forcément mobilisable. Il peut ne pas avoir la compétence attendue sur ce projet, une certification expirée, un visa à renouveler, un congé posé, une affectation déjà en cours, ou se trouver trop loin du site. Chaque erreur de croisement se paie sur le terrain, puis dans la facturation et dans la paie.
Et la mécanique ne tournait vraiment que grâce à deux personnes, qui connaissaient les fichiers, les projets, les ressources, les règles, les exceptions et la façon de croiser tout cela. Ce n'était pas seulement un problème de temps passé : c'était une dépendance opérationnelle.
Le processus d'abord. L'outil ensuite.
Nous avons commencé par reconstruire leur fonctionnement, fichier par fichier, règle par règle. Une grande partie du processus était pertinente et a été conservée. Quelques points ont été améliorés au passage : des vérifications qui se faisaient en plusieurs étapes, des informations saisies deux fois.
Ce que nous avons challengé, c'est l'endroit où vivait la connaissance. Les règles de croisement n'avaient aucune raison de rester dans la tête de deux personnes. Une fois écrites, elles deviennent une information structurée, vérifiable et accessible à tous ceux qui en ont besoin.
Le croisement, pris en charge. La décision, laissée aux équipes.
Le système centralise la réalité opérationnelle : les projets avec leurs dates, leurs divisions et les compétences qu'ils exigent, et les techniciens avec leurs compétences, leurs certifications et leurs échéances, leurs visas, leurs disponibilités, leurs congés, leur localisation et leurs affectations en cours. Ce qui était réparti dans une dizaine de fichiers vit désormais en un seul endroit, accessible aux personnes autorisées.
Quand un projet doit être pourvu, l'IA croise les contraintes de ce projet avec la situation réelle de chaque technicien et fait émerger les profils pertinents. Elle ne choisit pas. Elle prend en charge un croisement que personne ne peut tenir à la main sur cette échelle, et présente aux équipes une présélection qu'elles valident, corrigent ou écartent. La décision reste métier.
Ce qui est saisi au fil du mois, affectations, temps passés et absences, alimente directement les éléments de facturation client et de préparation de la paie. Il n'y a plus de consolidation manuelle en fin de mois.
La maquette ne disait pas tout. Le reste est venu en construisant.
Le contrôle des visas et des échéances de certification
L'entreprise ne l'avait pas, et elle en a profité pour le demander : une échéance dépassée se découvrait jusque-là trop tard.
Le croisement par l'IA n'était pas prévu
Il n'était pas dans la maquette : il est apparu en construisant, quand il est devenu clair qu'à cette échelle personne ne pouvait le tenir à la main.
Le CV intégré à l'application
Ce qu'un technicien sait faire ne vit plus dans un document tenu à part.
L'affectation par glisser-déposer
On pose une ressource sur un site, dans le planning, au lieu de la saisir dans un fichier puis dans un autre.
Une solution adaptée ne change pas seulement l'outil. Elle change le quotidien.
Ordre de grandeur communiqué par le client.
- Une affectation qui tient compte de toutes les contraintes, et pas seulement du planning
- Des certifications et des visas vérifiés avant l'affectation plutôt que découverts après
- Une connaissance sortie de quelques têtes et rendue accessible à ceux qui en ont besoin
- Des changements de projet répercutés sans refaire le tour des fichiers
- Des éléments de facturation et de paie produits à partir de ce qui a été saisi
Mais le temps gagné n'est qu'une partie du résultat. Ce qui change vraiment, c'est le risque évité : une erreur d'affectation ne se voit pas dans un tableur, elle se découvre sur le site, le jour de l'intervention.
On ne lance pas la production en espérant que ce soit bon.
Rien n'a été construit sur une compréhension supposée
Ce que nous avions compris de leur fonctionnement a d'abord été écrit, puis validé avec eux, et ce document est resté la référence pendant toute la construction.
Le client a essayé la solution avant qu'elle ne serve
Une version complète, sur un environnement de test séparé de son activité réelle, mise entre les mains de ceux qui allaient l'utiliser.
C'est là que le plus utile est remonté
Les ajustements n'ont pas porté sur des défauts, mais sur des situations auxquelles personne n'avait pensé avant de voir l'outil fonctionner. Un besoin ne se décrit jamais entièrement à l'avance : il se reconnaît quand on le voit.
Une solution vit après sa mise en service.
Une fois l'application validée, la question de la donnée s'est posée. L'entreprise souhaitait héberger ses données chez elle, ce qui se comprend quand elles décrivent des personnes, leurs compétences et leurs déplacements. Nous avons installé un serveur dans ses murs, qui abrite désormais l'ensemble des données.
La solution avait été construite pour une branche de l'activité. L'intégration des autres unités a commencé ; elle n'est pas encore en service.
Née ici. Devenue un point de départ.
Ce projet ne s'est appuyé sur aucune brique existante : il n'y en avait pas pour ce besoin-là. Ce que nous avions, c'était une expérience acquise sur un outil de même nature, et c'est elle qui a permis de comprendre très vite ce que le client décrivait. Une connaissance, pas un produit.
Ce qui en sort est une brique, et sans doute l'une des plus utiles de notre capital. Affecter des ressources à des projets, tenir un planning, croiser des contraintes de compétence et de disponibilité : peu d'activités y échappent.
Ce qui changera d'une entreprise à la suivante, ce sont ses règles de croisement, ses divisions, ses contraintes de déplacement et son articulation avec la facturation et la paie. C'est précisément ce qui se paramètre.
Cette réalisation dit aussi quelque chose du modèle. Une entreprise de cette taille pourrait acheter séparément un outil de ressources humaines, un outil de planning, un outil de gestion de projet, un outil de suivi des compétences.
Son problème n'était dans aucun des quatre : il était dans l'articulation de tous autour de son métier. Le standard sur mesure ne dépend donc pas de la taille de l'entreprise, mais de la spécificité du problème à résoudre.
Le fond du problème, lui, se ressemble.
Vous n'avez peut-être ni techniciens industriels ni visas à contrôler. Mais si vous affectez des personnes ou des ressources en croisant de nombreuses contraintes, et que ce croisement tient dans des fichiers et quelques têtes, le fond du problème est le même. Voir comment nous l'abordons, ou parlez-nous directement de votre situation.
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